Мета

Ця політика визначає порядок виявлення та виправлення ситуацій, в яких виникають конфлікти інтересів.

БФ «Волонтерський рух Буковини» усвідомлює необхідність:

• провадити діяльність врівноважено, дотримуючись морально-етичних норм, співпрацюючи з усіма сторонами, на засадах прозорості та відкритості;
• не допускати компрометуючого впливу комерційних інтересів на виконання обов’язків та зобов’язань;
• залучати в процес прийняття рішень заінтересовані зовнішні сторони, в тому числі, експертів, зацікавлених осіб, міжнародних донорів та місцеві неурядові організації.

Визначення понять

(a) Особа-суб’єкт – це член будь-якого органу БФ «Волонтерський рух Буковини», співробітник, консультант, експерт, та член будь-якого комітету або комісії, які створені з метою забезпечення процесу надання грантів чи проведення закупівель в БФ «Волонтерський рух Буковини».

(b) Асоційована особа – батьки особи-суб’єкта, чоловік/дружина, громадянський чоловік/дружина, дитина, брат/сестра, партнер по бізнесу, чи інша фізична особа, яка є роботодавцем особи-суб’єкта, чи з якою вона проводить переговори чи вже досягла згоди про майбутнє працевлаштування.

(c) Асоційована організація — це (i) юридична особа, членом органів правління якої є особа-суб’єкт, або співробітником, чи консультантом, і яка отримує чи може отримати фінансування від БФ «Волонтерський рух Буковини», з якою БФ «Волонтерський рух Буковини»» встановив договірні чи інші правові відносини; або (її) будь-яка юридична особа, з якою особа-суб’єкт веде переговори чи вже досягла згоди про майбутнє працевлаштування.

(d) Особисто та суттєво. Брати участь особисто означає брати безпосередню, активну та особисту участь, в тому числі, наприклад, здійснення права голосу на засіданнях органу управління. Брати участь суттєво означає, що залучення до участі особи-суб’єкта може з необхідністю мати своїм наслідком прийняття чи неприйняття певного рішення.

(e) Безпосередній і передбачуваний вплив – це безпосередній наслідок прийнятого рішення, явний та загальнозрозумілий на момент прийняття рішення.

(g) Комерційний інтерес стосується будь-якого виду зацікавленості, що має грошовий вираз, як-то щомісячна заробітна плата, вартість послуг, інвестиція, ліцензійні платежі (роялті), і т.д., суми, що перевищують 38000 грн. (тридцять вісім тисяч гривень) або 1000 євро.

Конфлікт інтересів може бути ДІЙСНИМ та / чи МОЖЛИВИМ.

ДІЙСНИЙ конфлікт інтересів має місце у випадках, коли особа-суб’єкт бере особисту й суттєву участь у межах своїх офіційних повноважень у вирішенні будь-якого конкретного питання, в якому, як їй відомо, вона чи асоційована особа або асоційована організація має комерційний інтерес, якщо вирішення цього конкретного питання справить безпосередній і передбачуваний вплив на предмет цього інтересу.

МОЖЛИВИЙ конфлікт інтересів має місце, коли наявний та менш очевидний комерційний інтерес особи-суб’єкта чи асоційованої особи або асоційованої організації може призвести до виникнення будь-якої з вищезазначених ситуацій. Після відповідного розголошення та вивчення фактів, вся діяльність, що містить потенційний конфлікт інтересів може вважатись допустимою і такою, що не містить конфлікту інтересів.

Конкретні приклади конфлікту інтересів наведені в кінці Політики. Ці приклади мають ілюстративний характер і не мають на меті вичерпно описати всі можливі ситуації, в яких може виникнути конфлікт інтересів, натомість визначити основні положення, яким БФ «Волонтерський рух Буковини» слідуватиме в ході вирішення конфліктних ситуацій по мірі їх виникнення. Кожна ситуація буде розглядатись виходячи з відповідних їй фактів та обставин.

Конфлікт інтересів не має місця за визначенням у випадках, коли особа-суб’єкт чи асоційована особа або організація можуть отримати розповсюджену вигоду – тобто, загальну вигоду, яка надається великому числу осіб.

Прозорість та розголошення фактів про конфлікт інтересів

Кожна особа-суб’єкт зобов’язана повідомляти про будь-який конфлікт інтересів, у тому числі, конфлікти, пов’язані з асоційованими особами та організаціями, а також про суть цього конфлікту, щойно їй стає відомо про існування або обґрунтовану можливість виникнення такого конфлікту.

БФ «Волонтерський рух Буковини» уповноважений розглядати та ухвалювати відповідні рішення з усіх випадків чи проявів наявного чи потенційного конфлікту інтересів.

Процедура у разі виникнення конфлікту інтересів

Про всі конфлікти інтересів необхідно негайно повідомляти БФ «Волонтерський рух Буковини» у письмовій формі (форма заяви у Додатку 1) через Голову фонду. Якщо повідомлення про конфлікт інтересів стосується Голови фонду, то повідомлення передається безпосередньо до засновників. У разі надходження повідомлення схвалюється проведення консультацій між співробітниками та членами БФ «Волонтерський рух Буковини»  з питань, що виникають у ході впровадження цієї політики. БФ «Волонтерський рух Буковини» зобов’язаний розглядати розголошені факти, визначаючи чи дійсно існує конфлікт інтересів або існує лише можливий конфлікт інтересів та вирішувати чи надати дозвіл, згідно з яким участь особи-суб’єкта в обговоренні питання, що стало джерелом конфлікту інтересів, може бути певною мірою обмежено.

Після того, як було визнано існування конфлікту інтересів, особа-суб’єкт не братиме участі в розгляді питань, що стали причиною виникнення конфлікту інтересів без дозволу, виданого БФ «Волонтерський рух Буковини». Це означає, що особа-суб’єкт не голосуватиме, не виступатиме, не братиме участь у будь-якій іншій формі в прийнятті рішень стосовно питання без спеціального дозволу БФ «Волонтерський рух Буковини». Дозвіл може визначати різні рівні залучення, в залежності від рішення БФ «Волонтерський рух Буковини». Наприклад, особа-суб’єкт може отримати право надавати інформацію з технічних питань, але не рекомендації. Або вона може бути присутньою на засіданнях з метою виконання адміністративних обов’язків, але утримується від участі у обговоренні певних питань, що стали причиною виникнення конфлікту інтересів. Прізвища осіб-суб’єктів, що мають конфлікт інтересів, і які беруть участь у певному засіданні, де обговорюються питання, що містять конфлікт інтересів, мають бути занесені до протоколу засідання.

Приховування інформації щодо конфлікту інтересів

Якщо виявиться, що особа-суб’єкт має конфлікт інтересів, про який не було повідомлено згідно з процедурою, визначеною вище, чи БФ «Волонтерський рух Буковини» має ґрунтовні підстави вважати, що особа-суб’єкт не повідомила про конфлікт інтересів, БФ «Волонтерський рух Буковини» проінформує особу-суб’єкта про обставини, на підставі яких БФ «Волонтерський рух Буковини» зробив такий висновок та надасть особі-суб’єкту можливість пояснити ймовірні наміри приховати конфлікт інтересів.

Якщо після отримання пояснення та подальшого розслідування, що може бути ініційовано, БФ «Волонтерський рух Буковини» дійде висновку, що ця особа дійсно приховала конфлікт інтересів, це, можливо, потягне дисциплінарну відповідальність у відповідності з законом України, яку має ініціювати Голова БФ «Волонтерський рух Буковини» по відношенню до особи-суб’єкта, чи інші відповідні дії.

БФ «Волонтерський рух Буковини» в цьому ж випадку може також на загальних зборах учасників винести пропозицією звільнити особу-суб’єкта з займаної посади у БФ «Волонтерський рух Буковини», якщо вона є працівником, або розірвати діючий з нею договір, якщо вона є консультантом.

Конфлікти інтересів в тендерній комісії

У разі якщо особа-суб’єкт є експертом чи членом тендерної комісії БФ «Волонтерський рух Буковини» (надалі «Комісія»), БФ «Волонтерський рух Буковини» керуватиметься наступними положеннями цієї політики:

(a) Особа-суб’єкт на початку першого засідання Комісії має ознайомитись з цим керівництвом та підписати заяву про відсутність конфлікту інтересів.

(b) Особа-суб’єкт має повідомити Комісію про будь-який конфлікт інтересів, щойно вона отримала достатні підстави вважати, що вона має конфлікт інтересів у письмовій формі.

(c) Будь-яка інша особа, що бере участь у засіданні Комісії (як будь-якій ролі, як член Комісії чи спостерігач) та має інформацію про конфлікт інтересів має негайно повідомити про це Комісію.

(d) Комісія зобов’язана (за відсутності особи-суб’єкта) розглянути виявлені факти та вирішити шляхом голосування (голова комісії має вирішальний голос, у випадку рівного розділення голосів), чи існує конфлікт інтересів, якщо конфлікт інтересів лише можливий, вирішити, чи можна видати дозвіл, згідно з яким особа-суб’єкт зможе брати участь у обговоренні питань, що стали причиною виникнення конфлікту інтересів.

(e) Якщо особа-суб’єкт приховала конфлікт інтересів, про що Комісія дізналась від іншої особи, вона вийде зі складу Комісії.

(f) Особа-суб’єкт не входитиме до кворуму засідань Комісії, якщо Комісія визначила, що конфлікт інтересів існує, і особі-суб’єкта не надано дозволу.

Якщо БФ «Волонтерський рух Буковини» має юридичні зобов’язання перед донорами повідомляти про конфлікт інтересів, БФ «Волонтерський рух Буковини» повідомить донорові про конфлікт інтересів після перевірки усіх потрібних та необхідних фактів.

У випадку, якщо конфлікт інтересів виникає після прийняття рішення Комісією, вона збереться знову для вивчення суті конфлікту, дотримуючись цієї політики. Якщо існує конфлікт, члени Комісії мають визначити чи мала особа з конфліктом інтересу вплив на хід голосування. Якщо ні, то прийняте рішення залишається дійсним.

Подарунки. Інструкції щодо дарування/отримання подарунків БФ «Волонтерський рух Буковини»  подані у Політиці протидії корупції та хабарництву.

Декларація про відсутність/наявність конфлікту інтересів. Усі співробітники БФ «Волонтерський рух Буковини» та члени його органів правління (засновники, Голова, працівники) щорічно підписують заяву про відсутність конфлікту інтересів.

У разі виникнення ситуації конфлікту інтересів у будь-який момент працівники, члени органів управління мають заявити про нього перед початком ухвалення рішення чи розгляду питання. Таким чином, вони заявляють про свою зацікавленість у комерційній діяльності та інтереси, що вони переслідують, займаючи посади членів органів управління в інших ОГС, будучи співробітниками, чи експертами в комерційній чи благодійній організаціях.